ACUERDO 042 DE 2002

ACUERDO 042 DE 2002 (PASOS PARA LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION)

(OCTUBRE 31 DE 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión

en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el

Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26

de la Ley General de Archivos 594 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley

489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General

de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos

necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio

documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la

materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126

de 1999.

Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002,

es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información

que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga

acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización

indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada

ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de

bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón

de sus funciones.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la

administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas

deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los

principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión

de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como:

la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y

la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos,

dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se

clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.

Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de

la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en

ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en

sus diferentes fases.

ACUERDA:

ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la

organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes

niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades

privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la

Ley 594 de 2000.

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.2

ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de

gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus

archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en

concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y

responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades

administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de

retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y

control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y

orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El

respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta,

conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la

responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor

público.

ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de

Retención Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda

evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua

de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y

la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y

subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,

consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y

rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información

general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de

expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número

de caja si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo

estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan

de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el

particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de

inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección,

legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso,

identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja,

número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención

Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan

su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de

dependencia.

ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los

archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá

efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si

el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser

autorizadas

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.3

por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa

facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado

conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el

registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento

que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la

dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del

préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo

de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo,

el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución

inmediata.

ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración

Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo,

que a continuación se regulan.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la

entidad que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que

produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos

Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios

individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el

total de hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos

correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se

anotará el número de la transferencia.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a

cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de

conservación.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas

productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre

asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de

sus funciones específicas.

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.4

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o

supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las

unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a

los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos

documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben

registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad

descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.

Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la

documentación no tenga fecha se anotará s.f.

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad

de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación

diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número

correspondiente.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.

14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:

Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un

índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los

controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha

documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de

fondos acumulados.

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en

las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,

memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos

por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes

documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,

memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías,

o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse,

en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5

fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad,

fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y

requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar

programas de sistematización de la información.

A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas

que lo componen.

Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.5

Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,

perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y

biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en Bogotá D.C, a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos

(2002)

ORGANIZACIÓN ARCHIVO GESTION DOCUMENTAL

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA-GRUPO ADMINISTRACION DE

DOCUMENTOS

GUIA PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

INTRODUCCION

La presente Guía para la Organización de los Archivos de Gestión (tomada del

Documento Modelo, del Archivo General de la Nación), tiene como fin

disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos

propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa,

secuencial y normalizada, en atención a las políticas, normas, métodos y

procedimientos archivísticos establecidos.

Por considerarse de suma importancia para su aplicación en procesos ,

relacionados con la producción, recibo, radicación, trámite, distribución,

retención, almacenamiento, recuperación, protección, prevención y transferencia

de los documentos, en los archivos de gestión, este documento debe ser de

obligatorio conocimiento, cumplimiento y aplicación, por parte de quienes tienen

la responsabilidad de producir, recibir y gestionar los archivos de oficina de la

Usco.

1. PRODUCCION DOCUMENTAL

Con el propósito de normalizar la estructura o formato para documentos de

producción frecuente como actas, cartas, circulares internas y externas,

memorando, nota interna, telefax, correo electrónico; como también el

procedimiento para le envío y recibo de las comunicaciones externas a través de

l oficina de Correspondencia.

La Universidad Surcolombiana considera necesario que el personal encargado

de la producción documental conozca los modelos referenciados y los aplique

sin hacer modificaciones que alteren la estructura original. En todo caso, se

pueden presentar observaciones o sugerencias al Grupo de Administración de

Documentos, quienes coordinarán con la Oficina de Planeación, los ajustes

respectivos.

2. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

2.1 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES

•  Tomar la TRD correspondiente a la Dependencia.

• Conocer que series y subseries le corresponden.

Ejemplo.

Serie Subseire

2.01.13

Actas de Consejo Académico

2.01 ACTAS

2.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN

•  Estimar la cantidad de expedientes (carpetas) que se van a abrir para cada

serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellas, evitando que

al agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad

de consulta por efecto de reducción de espacio.

•  Cada carpeta puede conservar máximo 180 folios.

•  A continuación de las láminas, colocar tantas carpetas colgantes como

expedientes sea necesario abrir.

•  Dentro de la carpeta colgante colocar una carpeta celuguía que a su vez

Siga las siguientes instrucciones:

• Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de

estantería, enumerando desde 1 de arriba hacia abajo.

Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo el orden de

codificación establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en

la TRD. Igualmente en el vértice superior derecho de la gaveta adherir una

cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se

encuentran.

2.17 INFORMES

2.17.02 INFORMES DE GESTION

Informes de gestión 2004

Informes de gestión 2005

2.17.03 INFORMES DEL CONSEJO SUPERIOR

Informes Consejo Superior 2004

Informes Consejo Superior 2005

2.01 ACTAS

2.01.03 ACTAS DEL COMITÉ ADMINISTRATIVO

Acta de Comité Administrativo 2002

Acta de Comité Administrativo 2003

2.39 RESOLUCIONES

Resoluciones año 2003

Resoluciones año 2004

Resoluciones año 2005

Esta medida evita la continua manipulación de los documentos.

•  Ubicar al interior de cada carpeta solo los documentos ( copia de los

enviados u original de los recibidos) cuyo asunto atañe exclusivamente al

respectivo expediente, ordenados en forma ascendente atendiendo al orden

natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del

anterior (de izquierda a derecha).

Ejemplo:

7.2.01 ACTAS

7.2.01.025 ACTAS DE COMITÉ DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

Enero 20 de 2003

Febrero 15 de 2003

Marzo 22 de 2003

Junio 25 de 2003

Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se

requiere numerar cada folio en el momento que se genere.

Se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el número en el vértice superior

derecho de cada folio. Solamente se debe anotar un número por folio. Foliar los

documentos debidamente evitará que existan faltantes inexplicables en la

numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la

transferencia.

2.4 RECOMENDACIONES GENERALES

• Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las

funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere

tramitarse a través de ella. Si el documento no tiene relación directa con su

dependencia, entonces remítalo de inmediato a la Oficina competente. Según el

caso.

•  Registre los datos de recibido (nombre de quien recibe, fecha y hora) en el

vértice inferior izquierdo del documento. Utilice esfero de tinta negra; esto solo

para documentos internos, los documentos externos ya tienen impreso el

registro de recibido, cuya radicación se efectúa en la Oficina de

correspondencia.

• No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar

resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el

documento.

•  Emplee clips plásticos para sujetar los documentos que requieran estar

unidos.

•  Coloque dentro de cada carpeta (celuguía) máximo 180 folios.

2.5 LOCALIZACIÓN Y CONTROL

Para el control interno de documentos de archivo actualice constantemente el

formato “Inventario para transferencia documental (AGN)” instalado en su

computador, consignando los siguientes datos:

•  Número de orden: En esta columna escriba los datos correspondientes al

número consecutivo de la Unidad de Conservación.

•  Código: Escriba los números del código. Orgánico-funcional que

corresponda al expediente referenciado.

•  Nombre de la serie o contenido. Escriba en esta columna el nombre

completo del expediente, que ha producido y maneja.

• Fechas extremas. Escriba la fecha del primer documento que motivó la

creación del expediente. La fecha final se consigna solo cuando el asunto ha

sido resuelto definitivamente.

•  Unidad de conservación. Hace relación a las características físicas del

elemento que contiene la información referenciada. Por ejemplo: Carpeta,

cassete, diskette, video.

•  Número de folios. Este dato se consigna solo cuando el expediente se ha

cerrado, es decir, cuando el asunto ha sido resuelto definitivamente.

•  Signatura topográfica. Deje este espacio en blanco, pues solo se diligenciará

cuando haya sido ubicado en el Archivo Central.

•  Observaciones. Consignar en este espacio las novedades presentadas.

Documento deteriorados, faltantes, entre otros.

NOTA: Se debe actualizar periódicamente este formato para evitar utilizar varias

jornadas al efectuar su transferencia y facilitará el control y consulta constante

de su documentación.

2.6 PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información

referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente

diligencie el formato “FICHA AFUERA” suministrado por el Grupo de

Administración de Documentos.

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras

entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del Jefe

de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante oficio.

En todos los casos diligencie el formato “FICHA AFUERA”, y ubíquelo en el

lugar de donde fueron retirados los documentos.

Ejemplo:

• Ficha afuera

• Documento No-

• Folios

• Nombre del usuario

• Fecha de retiro

• Fecha de devolucion

• Firma

• Informe presupuestal

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Es el proceso archivístico mediante el cual la Oficina transfiere series

documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención

estipulado en la TRD para el archivo de gestión.

Pasos metodológicos para efectuar la transferencia:

•  Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencia.

• Solicite asesoría a la Unidad de Administración de Documentos (Bloque K, Ext.

321).

•  Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según

la TRD deben transferirse.

• Realice la selección natural. Es decir, aquellos documentos que no son

esenciales en el expediente, como son: impresos o publicaciones periódicas

(revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores,

copia o fotocopia cuyos originales se encuentran en el expediente, fotocopia de

Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre otros.

• Ordenación de tipos documentales. Tal como se explicó anteriormente, los

documentos se ubican uno atrás del otro en el orden en que se van generando o

recibiendo, de tal manera que el último documento recibido aparezca al final del

total de documentos que contiene la carpeta.

•  Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en

atención a la cronología, correspondiente al número uno (1) al documento más

antiguo y el número mayor al documento más reciente.

•  Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la

cronología en forma ascendente.

•  Utilice carpetas desacidificadas para conformación de expedientes.

• Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n).

•  En la solapa (vértice superior derecho, parte exterior de la carpeta

desacidificada) consigne los siguientes datos (utilice lápiz de mina negra).

• Ubique las carpetas en cajas para archivo. Siga el orden ascendente de

numeración de carpetas.

•  Actualice los datos (fecha final, número de folios, etc.) en el formato

“INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL” recomendado

anteriormente e imprima una copia y remita al Archivo Central junto con la

documentación relacionada (ver ejemplo de inventario de transferencia

documental).

•  Registro de entrada. Consignar la fecha del envío de la transferencia y el

número de la transferencia. Ejemplo: la transferencia uno y dos (1) (2) se

realizaron en 2002, la número tres (3) se hizo en 2003, la transferencia

cuatro (4) en el año 2004 y para el año 2005 corresponde a la transferencia

cinco (5).

•  Unidad Administrativa. Escribir el nombre de la división u oficina de quien

depende, la unidad administrativa que realiza la transferencia.

•  Oficina productora. Nombre completo de la Oficina o Grupo productor de los

documentos a transferir.